La Gestion des associations
La Gestion des associations
L’ensemble réglementaire qui s’est constitué autour de la Loi de 1901 a donné peu de pouvoir au « Bureau » ou au « Comité » des associations tout en encourageant son existence dès qu’une association atteint une certaine importance. En effet, c’est le Conseil d’Administration (dans son ensemble et lors de ses réunions statutaires) qui gère l’association entre deux assemblées générales et le poids de la représentation de la personne morale associative repose entièrement sur les épaules du Président.
Pour le bon fonctionnement d’une association, les membres du Conseil d’Administration qui ont la charge d’une tâche particulière doivent s’organiser en « Bureau ». Toutes les associations dont l’objet social est la gestion de groupes de jardins familiaux ont un volume d’activité qui nécessite d’avoir un bureau. Celui-ci est composé au minimum de trois administrateurs.
Les réunions du Bureau ont pour but de préparer les réunions du Conseil d’Administration.
La répartition des rôles au sein du Bureau est fixée par les statuts qui définissent les règles de fonctionnement de l’association. Ils sont déposés en Préfecture avec la liste des membres du bureau et leurs fonctions. Ce dépôt est obligatoire pour la reconnaissance juridique des décisions prises.
Par exemple, la répartition des fonctions peut être la suivante :
LE PRESIDENT
Il (ou elle) est le représentant légal de l’association dans tous les actes de la vie civile. Il anime l’association, coordonne les activités, dirige l’administration de l’association et préside l’Assemblée Générale. Il représente également l’association en justice.
LE VICE-PRESIDENT
Il (ou elle) est essentiellement là pour suppléer une éventuelle absence du président. Mais il doit l’aider dans la bonne marche de l’association.
LE TRESORIER
Il (ou elle) a pour fonction de gérer les finances de l’association et de tenir la comptabilité. Il doit suivre les recettes et les dépenses et veiller au bon équilibre financier des activités.
Il prépare le compte de résultat et le bilan en fin d’exercice comptable et les présente aux adhérents de l’association lors de l’Assemblée Générale ainsi que
chaque fois que le Conseil d’Administration en fait la demande.
Il s’agit d’un rôle important, à la fois pour la pérennité de l’association, mais aussi pour la sécurité juridique du Président. Le trésorier doit promouvoir une gestion prudente des fonds de l’association et doit en permanence louvoyer entre deux écueils : le déficit et la réserve de trésorerie excessive.
LE SECRETAIR
Il (ou elle) rédige les comptes-rendus de réunions et veille à centraliser et à conserver les documents importants pour la vie de l’association. Il tient le fichier des adhérents. Il assure la correspondance de l’association.
C’est malheureusement trop souvent après la survenue de problèmes engageant la responsabilité du Président que l’importance du rôle du secrétaire prend tout son sens.
Les postes de Trésorier et de Secrétaire peuvent être doublés par un adjoint. Être Trésorier ou Secrétaire adjoint est certainement la meilleure école pour se former à la gestion des associations.
Dans les associations de jardins familiaux, un poste de responsable des travaux collectifs ou des approvisionnements peut également être prévu au sein du Bureau. Si le nombre de parcelles gérées par l’association est important, ces postes sont non seulement nécessaires mais ont une importance stratégique dans le bon fonctionnement de l’association et des groupes de jardins.
Attention !
Il faudra se référer aux statuts déposés en Préfecture pour connaître les cas particuliers de chaque association, ce sont les statuts de l’association qui définissent les règles, dans le respect de la loi de 1901 bien évidemment.
Un fonctionnement harmonieux du Bureau est le gage du bon fonctionnement de toute l’association. Des réunions régulières, la diffusion des informations impactant la vie de l’association aux membres du Conseil d’Administration puis aux adhérents est un facteur important de confiance. Ce partage du savoir au sein de l’association contribue à son dynamisme. D’une part, il
favorise l’engagement et la prise de responsabilité des membres de l’association dans les activités proposées, d’autre part, il prévient les dérives autoritaristes qui sont trop souvent la cause de graves dysfonctionnements.
Lorsqu’une association est « Fédérée », les membres du Bureau doivent faire le lien entre la Fédération d’appartenance et les adhérents. Appartenir à une Fédération est un acte important de la vie associative. C’est à la fois un acte de solidarité au niveau du pays et un acte politique en faveur de l’objet social de toutes les associations réunies au sein d’une Fédération. Et pour ce qui nous concerne, il s’agit de la défense et de la promotion des jardins familiaux.